1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest JERZY BEDNARSKI FAK.EXPERT, NIP: 6783134606, e-mail: biuro@fak.expert, telefon: 722 253 586, adres: al. Powstania Warszawskiego 15, 31-539 Kraków.
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod wskazanym adresem e-mail, telefonicznie lub korespondencyjnie.
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać dane przekazane bezpośrednio przez użytkownika, w szczególności: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, wybrane typy i parametry projektu, preferowaną porę kontaktu, odpowiedzi udzielone w ankiecie oraz przesłane załączniki.
Podczas korzystania ze strony mogą być również przetwarzane dane techniczne niezbędne do działania i bezpieczeństwa serwisu, takie jak adres IP, data i czas żądania, adres URL, informacje o przeglądarce i urządzeniu, nagłówki HTTP, dane o błędach oraz sygnały wykorzystywane przez mechanizmy ochrony antyspamowej.
Nie prosimy o przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych (np. danych o zdrowiu, poglądach politycznych czy przekonaniach religijnych). Jeżeli nie są one konieczne do realizacji zapytania, prosimy nie umieszczać ich w wiadomościach ani załącznikach.
3. Cele i podstawy prawne
Obsługa zapytań i przygotowanie oferty
Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, poznania potrzeb, przygotowania rekomendacji lub oferty oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie prowadzenia korespondencji i organizacji obsługi zapytań także prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Realizacja umowy, rozliczenia i roszczenia
Po rozpoczęciu współpracy dane mogą być przetwarzane w celu realizacji umowy, rozliczeń, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.
Bezpieczeństwo i stabilność serwisu
Dane techniczne mogą być wykorzystywane do ochrony formularzy przed spamem i nadużyciami, ograniczania automatycznych zgłoszeń, wykrywania błędów i incydentów oraz zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Formularze, ankieta i załączniki
Serwis udostępnia formularz kontaktowy, ankietę potrzeb oraz formularze związane z pakietami usług. Dane z formularzy są przekazywane do administratora i mogą być przesyłane za pośrednictwem dostawców infrastruktury oraz poczty transakcyjnej. Załączniki są przesyłane wyłącznie, gdy użytkownik sam je doda.
Ankieta generuje wstępną rekomendację na podstawie odpowiedzi użytkownika. Jest to prosta automatyzacja pomocnicza: rekomendacja ma charakter orientacyjny, nie stanowi oferty, nie wywołuje skutków prawnych i nie jest decyzją podejmowaną wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
5. Cloudflare – hosting, bezpieczeństwo, Turnstile i analityka techniczna
Serwis korzysta z infrastruktury Cloudflare m.in. do dostarczania treści, ochrony ruchu i zabezpieczania formularzy. W formularzach używany jest Cloudflare Turnstile, który analizuje sygnały techniczne przeglądarki w celu odróżnienia użytkownika od automatycznego bota. W zależności od zastosowanego mechanizmu i konfiguracji Cloudflare mogą być stosowane techniczne pliki cookie lub podobne rozwiązania niezbędne do bezpieczeństwa.
Serwis korzysta również z Cloudflare Web Analytics / Real User Measurements (RUM), służący do zbiorczego pomiaru odsłon i wydajności strony. Według dokumentacji Cloudflare narzędzie to nie wykorzystuje cookies ani localStorage do pomiaru i nie służy do śledzenia konkretnych osób pomiędzy witrynami.
6. Usługi zewnętrzne: Google Maps i Google Fonts
Google Maps – dopiero po decyzji użytkownika
Interaktywna mapa w sekcji kontaktowej nie jest ładowana automatycznie. Najpierw wyświetlany jest lokalny, statyczny podgląd lokalizacji. Dopiero po kliknięciu przycisku „Wczytaj mapę Google” przeglądarka nawiązuje połączenie z Google Maps.
Po wczytaniu mapy Google może otrzymać dane techniczne, w szczególności adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz dane związane z żądaniem. Google Maps może również zapisywać własne pliki cookie i podobne technologie zgodnie z zasadami Google. Kliknięcie przycisku wczytania mapy stanowi zgodę na uruchomienie tej zewnętrznej funkcji i związane z nią działanie technologii Google. Wczytanie mapy nie jest wymagane do korzystania z pozostałych funkcji serwisu. Bez kliknięcia interaktywna mapa Google nie jest osadzana.
Link „Otwórz w Google Maps” prowadzi bezpośrednio do serwisu Google; po jego użyciu użytkownik opuszcza fak.expert i podlega zasadom prywatności serwisu zewnętrznego.
Google Fonts
Do wyświetlania krojów pisma serwis korzysta obecnie z Google Fonts. Google Fonts Web API nie ustawia ani nie rejestruje cookies, jednak przy pobieraniu plików fontów przeglądarka wysyła do serwerów Google standardowe dane żądania HTTP, w tym adres IP, żądany URL, informacje o przeglądarce/systemie oraz referrer. Celem jest prawidłowe i spójne wyświetlanie strony – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
7. Brevo – poczta transakcyjna i autorespondery
Do wysyłki wiadomości związanych z formularzami i autoresponderów używany jest dostawca poczty transakcyjnej Brevo. Do Brevo przekazywane są dane potrzebne do wysłania wiadomości, w szczególności adres e-mail odbiorcy, nazwa lub imię (jeżeli podano), temat i treść wiadomości, a w przypadku wiadomości do administratora także dane i załączniki przesłane w formularzu.
Brevo prowadzi techniczne logi poczty transakcyjnej, np. informacje o wysłaniu, dostarczeniu lub błędach. Na koncie administratora włączono anonimowe śledzenie wiadomości: zdarzenia otwarcia wiadomości i kliknięcia w linki mogą być zliczane statystycznie, ale nie są przypisywane do konkretnego odbiorcy. Administrator nie wykorzystuje tych informacji do profilowania reklamowego ani prowadzenia marketingu bez wymaganej podstawy prawnej.
8. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania serwisu i obsługi zapytań, w szczególności dostawcom hostingu i infrastruktury sieciowej, bezpieczeństwa (Cloudflare), poczty elektronicznej i poczty transakcyjnej (w tym Brevo), usług technicznych oraz – po uruchomieniu przez użytkownika – Google w związku z Google Maps. Google otrzymuje również standardowe dane techniczne przy korzystaniu z Google Fonts.
Dane mogą być przekazane dostawcom księgowości, usług prawnych lub IT, jeżeli jest to potrzebne do realizacji współpracy lub obowiązków administratora. Organy publiczne mogą otrzymać dane, gdy wynika to z przepisów prawa.
9. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy infrastruktury lub usług internetowych działają globalnie i mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach transfer powinien opierać się na mechanizmach przewidzianych przez RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, standardowych klauzulach umownych lub innym właściwym mechanizmie. Szczegóły zależą od aktualnej infrastruktury i warunków konkretnego dostawcy.
10. Okres przechowywania
Zapytania, które nie zakończyły się współpracą, mogą być przechowywane do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniejsze usunięcie jest zasadne albo dłuższe przechowywanie jest potrzebne do ochrony przed roszczeniami.
Dane związane z umową przechowujemy przez okres jej realizacji, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany prawem. Logi techniczne i bezpieczeństwa są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji infrastruktury lub niezbędny do wykrycia i wyjaśnienia incydentu.
Logi techniczne poczty transakcyjnej w Brevo są obecnie przechowywane przez 1 miesiąc, po czym są automatycznie usuwane zgodnie z ustawioną regułą retencji. Dla nowych wiadomości transakcyjnych administrator ma również włączoną opcję nieprzechowywania podglądów treści wiadomości w Brevo.
11. Cookies i technologie podobne
Serwis nie wykorzystuje własnych cookies do profilowania reklamowego. Mechanizmy bezpieczeństwa Cloudflare mogą korzystać z technicznych cookies lub podobnych technologii niezbędnych do ochrony serwisu. Cloudflare Web Analytics/RUM jest rozwiązaniem analitycznym bez cookies po stronie klienta.
Google Maps może zapisać własne pliki cookie dopiero po świadomym wczytaniu interaktywnej mapy przez użytkownika. Zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym lub uzyskiwanie dostępu do informacji już w nim zapisanej co do zasady wymaga uprzedniego poinformowania użytkownika oraz jego zgody. Wyjątek dotyczy m.in. rozwiązań niezbędnych do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.
Użytkownik może dodatkowo zarządzać cookies i danymi witryn w ustawieniach swojej przeglądarki.
12. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi. Numer telefonu jest wymagany w ankiecie i formularzu ofertowym, ponieważ służy do kontaktu w sprawie zgłoszenia. Pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi danego formularza.
13. Prawa użytkownika
W granicach przewidzianych prawem przysługuje prawo dostępu do danych, uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody, gdy przetwarzanie odbywa się na jej podstawie. Żądania można kierować na biuro@fak.expert.
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
14. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczenie dostępu do danych i sekretów, walidację danych, zabezpieczenia antyspamowe, limity wielkości pól i załączników oraz techniczne środki ochrony oferowane przez dostawców infrastruktury. Żaden sposób transmisji ani przechowywania danych nie daje jednak absolutnej gwarancji bezpieczeństwa.
15. Zmiany dokumentu
Polityka może być aktualizowana po zmianie funkcji strony, konfiguracji usług, dostawców, danych firmy lub przepisów. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna pod tym adresem.